Vicente Díaz Muñoz, encargado de despacho de la Dirección de Archivo Municipal de Benito Juárez, habló sobre el plan de digitalización de archivos del municipio, mismo que podría estar listo en seis meses.
“Desde el año pasado traemos un plan en el que estamos trabajando con el escaneo de documentos, para ya migrar a la digitalización”, informó el funcionario en entrevista.
Para realizar la digitalización de archivos habrá una sala especial para ello con escáneres y otras herramientas tecnológicas para empezar con los archivos con los que cuenta la Dirección General.
El propósito de la digitalización es crear una plataforma de consulta de archivos tanto históricos como de trámites, mismos que en el futuro podrán ser llenados en línea.
“Se empezaría primero con nosotros, la Dirección Municipal, y posteriormente la idea es que se migre a todas las direcciones y áreas del Ayuntamiento”, indicó.
La digitalización de archivos inició en 2019 y a la fecha sigue en la primera fase, y posteriormente se buscaría digitalizar más archivos y restaurarlos para que estén al alcance de la ciudadanía.
“Nuestro reglamento municipal habla de la digitalización y restauración de archivos, entonces, cada unidad, obviamente, necesita su escáner y un equipo para que se pueda empezar a emitir más adelante, un escaneo, y luego los archivos digitales. Para así, en lugar de mandarlos por escrito o con acuse de recibo, se haga de manera digital y ahí se hagan todos los archivos de trámites que son los que utilizamos a diario”, explicó el funcionario.
DOCUMENTOS DEBEN RESGUARDARSE 100 AÑOS
“La segunda (fase) y más importante, es preservar todos los documentos históricos. La ley nos dice que debemos conservarlos 100 años, pero la idea es tenerlos siempre y que se puedan consultar sin problema de manera digital”, agregó.
El encargado de despacho de la Dirección de Archivo Municipal, lamentó no tener la cifra exacta de cuántos archivos serán digitalizados, pues el volumen que maneja cada dependencia es diferente al del Archivo Municipal. En su dirección calcula que existen entre 200 y 500 archivos históricos por digitalizar.
“La verdad hay muchísimos de trámite, prácticamente serían todos los archivos del 2019 para acá, no tengo un dato exacto (…), lo que sí te puedo decir es que cada unidad tendrá su clave en la plataforma, con la que podrán empezar a digitalizarse y sobre todo, emitir archivos digitales, esa es la idea”, puntualizó.
En el aspecto histórico se digitalizarán archivos como actas de nacimiento, actas del Registro Civil, acuerdos, creación de instituciones de gobierno, de Cabildo, planos, entre otros. Mientras que en el rubro de trámites estarán todos los archivos que se emiten a diario, oficio y documentos que demuestren la función de cada dirección.
Finalmente, Vicente Díaz aseguró que existe personal suficiente para empezar con la digitalización del archivo histórico, mientras cada unidad de gobierno tendrá que asignar a un personal que se encargue de esta labor.
“La idea es que sí se prevé contar con el personal suficiente para que al menos lo histórico ya lo tengamos digitalizado, lo demás dependerá del volumen de información que cada dependencia emita. Por lo tanto, lo histórico (estará listo) para mediados de año, por lo menos escaneado, y cuando ya tengamos la plataforma lo meteremos de manera digital”, concluyó.
Cabe resaltar que Benito Juárez es el primer municipio en trabajar en la digitalización de sus archivos en todo Quintana Roo.
