Cancún, Q.R., a 15 de febrero de 2023.- Como parte del cumplimiento de lo que marca la Ley General de Archivos y la encomienda de la Presidenta Municipal, Ana Patricia Peralta, la dirección general del Archivo Municipal del Ayuntamiento de Benito Juárez, reporta que el 95 por ciento de unidades administrativas como son secretarías, direcciones generales y direcciones, entregaron su Catálogo de Disposición Documental correspondiente al 2022, lo que significa que clasificaron y resguardaron debidamente todos sus expedientes y documentos.
“Recordemos que Benito Juárez es el primer municipio en todo el estado en tener nuestro Reglamento Municipal del Archivo Municipal, es decir adaptado a nuestras necesidades; además somos de los primeros en contar con lineamientos de baja documental y con una dirección general específica para este tema”, comentó la Presidenta Municipal, sobre este tema.
Vicente Díaz Muñoz, titular de dicha dependencia, agregó que el año pasado también realizaron debidamente la baja documental de 450 cajas de expedientes correspondientes a 20 instancias, conforme marca la misma legislación, debido a que desde el 2019 que entró en vigor la normativa federal en la materia, los servidores públicos deben seguir procedimientos y lineamientos particulares para el resguardo de la documentación, ya que son activos de la administración.
Resaltó que el Catálogo de Disposición Documental es como un índice de cada unidad administrativa o área, en lo presente o lo que no está usando, por ello se tienen tres tipos de activos que deben ser resguardados cada cierto tiempo conforme a la ley.
“Los documentos se clasifican en administrativos, que se deben reservar por cinco años; contables, que se deben guardar seis años y los jurídicos, que deben resguardarse por ocho años, aunque en este último caso están condicionados a algún juicio o cuestiones legales pendientes”, detalló.
Una vez pasado ese lapso de tiempo, indicó, cada dependencia puede solicitar la baja documental, lo cual es aprobado por un grupo interdisciplinario de las principales áreas de la gestión, como son Contraloría, Archivo Municipal y Unidad de Transparencia, para que proceda y posteriormente se cita a la recicladora, en presencia de los servidores públicos, para que se traslade y destruye totalmente el material, lo cual queda sentado en un acta.
